Optimización del trabajo
Encontrar la fricción es el primer paso. El siguiente es eliminarla.
Rediseñamos tareas, procesos y formas de coordinación para reducir trabajo innecesario, simplificar la operación y recuperar capacidad.
No se trata de pedirle al equipo que trabaje más rápido. Se trata de que necesite menos esfuerzo para conseguir el mismo resultado, o uno mejor.
Muchos problemas de productividad no son problemas de las personas.
Una tarea puede tardar demasiado porque requiere información de tres lugares.
Un vendedor puede dedicar horas a tareas administrativas porque el proceso fue creciendo a su alrededor.
Una aprobación puede pasar por cuatro personas aunque solo una tome realmente la decisión.
Un equipo puede mantener una planilla porque dos sistemas no intercambian información.
Una reunión puede existir simplemente porque siempre existió.
Con el tiempo, las organizaciones acumulan pequeñas capas de complejidad. DeepWork trabaja sobre esas capas.
Qué optimizamos
No buscamos hacer más eficiente todo. Buscamos identificar qué merece seguir existiendo.
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Tareas
Revisamos actividades recurrentes para determinar cuáles aportan valor, cuáles pueden reducirse y cuáles dejaron de tener sentido.
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Procesos
Analizamos pasos, secuencias, esperas, excepciones y recorridos innecesariamente complejos.
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Aprobaciones
Revisamos controles y niveles de autorización que agregan tiempo sin necesariamente reducir riesgo.
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Coordinación
Reducimos consultas, seguimientos y dependencias que obligan a las personas a perseguir información.
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Información y conocimiento
Reducimos el tiempo perdido buscando, verificando y reconstruyendo información: documentos dispersos, versiones inconsistentes, planillas paralelas y conocimiento que depende de una persona.
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Reuniones
Revisamos propósito, frecuencia, duración, participantes y alternativas asincrónicas cuando corresponde.
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Herramientas
Detectamos fricciones por sistemas desconectados, planillas paralelas o un uso inadecuado de las herramientas existentes.
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Trabajo de alto valor
Identificamos qué actividades requieren criterio, análisis, relaciones o creatividad y qué está interfiriendo con ellas.
No todo problema necesita automatización
Antes de automatizar una tarea, preguntamos por qué existe.
Imaginemos un reporte que consume 20 horas por mes.
Podríamos automatizarlo. Pero antes necesitamos saber:
¿Alguien usa realmente ese reporte?
Si la respuesta es no, automatizarlo sería invertir para producir de forma más eficiente algo innecesario.
Por eso seguimos un orden
- Eliminar¿Necesitamos hacerlo?
- Simplificar¿Podemos hacerlo de una forma más simple?
- Automatizar¿Necesita intervención humana?
- Concentrar¿Dónde aporta realmente valor una persona?
La mejor automatización de una tarea innecesaria puede ser simplemente dejar de hacerla.
Cómo intervenimos
De un hallazgo a una nueva forma de trabajar.
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Priorizar
No intentamos cambiar todo a la vez. Elegimos oportunidades según capacidad recuperable, impacto, dificultad, inversión y dependencias.
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Rediseñar
Definimos cómo debería funcionar la tarea o el proceso después de quitar pasos y complejidad innecesaria.
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Implementar
Acompañamos los cambios en procesos, responsabilidades, herramientas y formas de coordinación.
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Automatizar cuando corresponde
Si una actividad necesaria sigue siendo repetitiva o predecible, evaluamos tecnología, integraciones o IA.
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Medir
Comparamos el funcionamiento posterior con la situación inicial.
Un ejemplo
Una solicitud de información comercial.
Antes
- Vendedor
- WhatsApp a Administración
- Administración consulta el sistema
- Consulta a otra área
- Respuesta a Administración
- WhatsApp al vendedor
- El vendedor responde al cliente
6 pasos · 3 personas · varias interrupciones
Después
- Vendedor
- Información disponible directamente
- Cliente
2 pasos · 1 persona
El objetivo no fue que Administración respondiera más rápido. Fue eliminar la necesidad de consultarle.
Tres tipos de solución
La solución depende del problema.
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Cambio operativo
Eliminar tareas, reducir pasos, modificar responsabilidades, cambiar una aprobación, reorganizar información o eliminar una reunión.
Puede no requerir ninguna tecnología.
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Tecnología existente
Configurar mejor una herramienta, integrar sistemas que ya existen o incorporar una solución disponible en el mercado.
No siempre tiene sentido desarrollar algo nuevo.
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Automatización o desarrollo
Cuando hay una necesidad real que no está bien resuelta, podemos implementar automatizaciones, IA, integraciones o soluciones específicas.
La tecnología aparece cuando genera una mejora justificable.
Personas
Recuperar capacidad no significa necesariamente reducir equipos.
Una empresa puede usar la capacidad recuperada para:
- Atender más clientes
- Vender más
- Reducir tiempos de respuesta
- Absorber el crecimiento
- Disminuir horas extra
- Resolver trabajo acumulado
- Mejorar la calidad
- Liberar tiempo para actividades de mayor valor
El objetivo es aumentar la capacidad disponible sin asumir que la respuesta siempre es sumar personas.
Resultado
Menos trabajo innecesario. Más capacidad disponible.
Después de una intervención deberíamos poder comparar:
Antes
- Tiempo consumido
- Pasos
- Interacciones
- Personas involucradas
- Esperas
- Retrabajo
- Costo operativo
Después
- Tiempo requerido
- Pasos eliminados
- Interacciones reducidas
- Automatización
- Capacidad recuperada
- Impacto económico
Una recomendación implementada todavía no es un resultado. El resultado aparece cuando podemos observar que cambió la forma de trabajar.
Relación con el diagnóstico
Primero evidencia. Después intervención.
El rediseño puede empezar a partir de un Diagnóstico DeepWork o de un problema operativo que la organización ya identificó.
Cuando todavía no está claro dónde está la causa del problema, recomendamos empezar por el diagnóstico.
Conocer el Diagnóstico DeepWorkPuede haber una oportunidad de rediseño cuando…
- “Tenemos demasiados pasos para hacer algo simple.”
- “Todo necesita aprobación.”
- “Los vendedores pasan demasiado tiempo haciendo administración.”
- “La misma información se carga más de una vez.”
- “Tenemos sistemas, pero seguimos usando planillas paralelas.”
- “Todo termina resolviéndose por WhatsApp.”
- “Tenemos todo en Google Drive y nadie encuentra nada.”
- “Contratamos gente porque el equipo no da abasto.”
- “Automatizamos algunas cosas, pero el proceso sigue siendo lento.”
- “Hay tareas que solo sabe hacer una persona.”
- “Cada área trabaja bien por separado, pero coordinar entre ellas es difícil.”
El síntoma puede aparecer en una persona. La causa puede estar en el sistema de trabajo.
Preguntas frecuentes
Sobre el rediseño.
¿Qué es el Rediseño y Optimización del Trabajo?
Es la intervención que corrige lo que consume capacidad en un equipo o proceso. Eliminamos tareas y pasos innecesarios, simplificamos procesos y aprobaciones, ordenamos la coordinación y la circulación de información y, cuando realmente corresponde, sumamos tecnología. Después comparamos con la situación inicial para ver si la forma de trabajar cambió.
¿Tengo que hacer primero el diagnóstico?
No siempre. El rediseño puede partir de un problema operativo que ya tienen identificado. Si todavía no está claro dónde está la causa, recomendamos empezar por el Diagnóstico DeepWork.
¿Siempre termina en software o automatización?
No. Muchas veces la solución es un cambio operativo: quitar pasos, cambiar una aprobación o eliminar una reunión. Otras veces alcanza con aprovechar mejor una herramienta existente. La automatización o el desarrollo aparecen cuando generan una mejora justificable.
¿Recuperar capacidad significa reducir personal?
No necesariamente. La capacidad recuperada puede usarse para atender más clientes, vender más, responder más rápido, absorber crecimiento, reducir horas extra o dedicar tiempo a trabajo de mayor valor. Cómo usarla es una decisión de cada empresa.
¿Cómo saben si funcionó?
Comparamos el funcionamiento posterior con la situación inicial: tiempo, pasos, interacciones, esperas y retrabajo. Para nosotros, una recomendación implementada todavía no es un resultado: el resultado es que la forma de trabajar haya cambiado.
¿Ordenan nuestras carpetas o nuestro Drive?
No se trata de ordenar carpetas, sino de reducir la fricción de trabajar con información desordenada. Información dispersa → búsquedas → consultas → interrupciones → duplicación → retrabajo → capacidad perdida. Analizamos cómo se crea, guarda, comparte y encuentra, y rediseñamos el acceso, sea cual sea la herramienta: Drive, SharePoint, Dropbox o carpetas de red.
Rediseño y optimización
Antes de pedirle más capacidad a tu equipo,
revisemos cuánto trabajo
podría dejar de existir.
Identificamos qué eliminar, qué simplificar y qué merece automatizarse.